管理你的三種時間

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管理你的三種時間      作者 布佳蘭

你的工作中，是不是為了要與主管、同事、部屬維持互相聯繫的關係，而陷入混亂的局面？

例如，主管希望事先了解你的工作計劃，以便採取某些行動預防你可能犯的錯，所以許多事情你都要先跟主管討論，才會動手去做，而這樣的討論花了不少時間。對同事，你完全依賴職位的權限去維持彼此的關係，因此當你十萬火急地需要幕僚人員提供某個東西時，他們會敷衍地說：「填好表格，我們就會幫你辦好。」而部屬又頻頻出狀況，老是製造問題搞得你不勝其煩，頭痛萬分，讓你不得不花許多時間替他們善後。在這種情況下，你會覺得工作時間既長又辛苦，好像永遠也做不完自己份內的工作。要成功管理你的時間，就必須在三種類別的時間之間求取適當的平衡：

主管強制時間

主管強制時間是指花在如果沒有主管就不能做的事情上面的時間。人不一定要有主管，你可以退休、當義工、自己創業，這樣就沒有主管。一旦你有主管，勢必會佔用我們一部份的時間：要得到主管的滿意，需要花長時間；要化解主管的不滿，要花的時間更多。

例如，部屬未花時間讓主管知道某件事情的進展，使主管不能對棘手問題事先提高警覺，因此主管決定重新建立一套與部屬之間的報告系統，而這麼做所花的時間，比起部屬一開始就讓主管掌握進度要來得多。

如何讓主管滿意你的工作呢？簡單的說就是不斷做他所希望的事。這並不是說要當應聲蟲，而是指所謂的「忠誠反對」：說服主管接受更好的可行方案，否則就盡全力去做他希望你完成的事。根據經驗，要讓主管滿意需假以時日，有時在這上面所花的時間，遠超過做好工作所花的時間。如果你不在讓主管滿意上投入足夠的時間，就會造成更多的主管強制時間，你可以和同事相處或做自己喜歡的事的時間就會減少。

• 組織強制時間

組織強制時間是指花在行政工作以及主管、部屬以外的人（同事�工作夥伴）的相關需求上的時間，包括必須填寫的文件表格、必須參加的會議、必須處理的電話等，有人稱這些工作為繁文縟節。

事實上，繁文縟節存在於每個組織中，因為支援線上管理工作的幕僚部門通常工作過多且人力不足，因而必須設計各種程序、手冊及表格。

為迎合這些程序或表格必須花費許多時間，多數人都會不滿，但是我們要仰賴這些支援人員才能成事，因此，為了在組織中生存，我們必須接受這些組織中的繁文縟節。若無視於這些組織要求，無疑也要冒某些風險，支援人員會以必須花更多的組織強制時間的方式來「懲罰」我們。想想當你需要一張新椅子，卻胡亂填寫申購單，最後被對方退回來，花了很多時間卻得不到你要的東西的惱人情況吧！

• 自我強制時間

自我強制時間是三種時間形態中最重要的一種，它是指花在自己決定要做的事上的時間，不包括主管、同事或部屬建議要做的事。不是自動自發的人，就不會有自我強制時間。

在主管強制時間裡，主管的要求必須擺在個人之前；在組織強制時間裡，組織的要求必須擺在第一；只有在自我強制時間裡，個人才能對組織做出獨一無二的貢獻。

自我強制時間分為好壞兩種：自由裁量時間與部屬強制時間。部屬強制時間是指花在處理部屬應該處理的事情的時間，屬於「壞」的時間。而自由裁量時間是指花在能讓工作真正反應到財務報酬上的時間，如領導、規劃、創新等，這些活動是組織成長發展不可或缺的，屬於「好」的時間。

自由裁量時間對組織與個人都是最重要的，但是不幸地，在壓力之下，它通常是第一個犧牲者。

為什麼？如果我們不能符合主管的期望，會有犯上的罪惡感；如果我們不能達到組織的要求，會有不合作的罪惡感；如果我們對部屬的承諾沒有實現，會有誤事的罪惡感。我們很不願意有這些罪惡感，因為會馬上遭受懲罰。至於疏忽了自由裁量時間，在短時間之內是不會有任何懲罰的，因為沒有人能指控你沒去做一件你自己計劃去做的事。兩相比較之下，你可以猜到哪一種時間會佔優勢。

雖然疏忽自由裁量時間在短期內可以安然無事，但是長期下來，對組織與個人都會有更嚴厲的懲罰。組織無法得到員工在自由裁量時間內的產出，發展將會遲緩，甚至無法生存；對個人而言，組織生活枯燥乏味，工作只是在解決別人所製造的問題。

• 管理你的三種時間

要妥善管理這三種時間，你可以從減少部屬強制時間著手，將之轉換成自由裁量時間，並用這些自由裁量時間去幫助減少其他需求所需的時間。針對主管，你可以花時間去思考如何建立他對你的信心，讓他願意給你愈來愈多的自由發揮空間；另外，花時間與組織中其他人建立和諧關係，當你有需要時，他們自然願意為你效力。減少了主管強制時間和組織強制時間之後，你的自由裁量時間就會會等量增加，工作不再混亂與辛苦。